Представляю вашему вниманию материал выпускницы Школы Практической Журналистики 2005 года Екатерины Строгановой.
Катя была привлечена к работе над некоторыми проектами информационного агентства «ДиаПрессИнфо». Несколько неожиданно и быстро ей пришлось сориентироваться и принять участие в организации мероприятия известного ежегодного музыкального фестиваля МАМАКАБО — 2006.
Сложность организации состояла в том, что все описанное в отчете делалось при нулевом бюджете, т.е. — без денег. После того, как все закончилось, я попросила Катю описать действия в виде понятного алгоритма с точки зрения новичка в PR-е.
Надеюсь, что вы не зря потратите свое время, читая что и как мы делали.
Случайная встреча может перерасти в большую дружбу, гусеница рано, или поздно превратиться в бабочку, а идея - в глобальный проект.
Моя первая и серьезная работа в качестве PR-менеджера информационного агентства началась с подготовки пресс-конференции к музыкальному фестивалю “МАМАКАБО-Коктебель-2006”.
Сразу нужно сказать, в чем отличие пресс-презентации от пресс-конференции. Пресс-конференция - мероприятие, включающее в себя выступление организаторов, и приход СМИ, для ее освещения. Пресс-презентация комбинирует в себе все выше перечисленное, и дополняет выступлением. Это может быть выступление артистов, актеров, музыкантов. На пресс-презентации, посвященной фестивалю ”МАМАКАБО” его участники, сыграли живой звук, представили композиции, с которыми они будут выступать уже на самом фестивале - осенью, в Коктебеле.
Сама идея устроить пресс-презентацию, родилась совершенно внезапно, но тут же пошла в разработку.
Простая цепочка:
ПРЕДЛОЖЕНИЕ – ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТЬ – ВЫГОДА
В результате:
Работа без отдыха во имя реализации свежей идеи.
Начало любой работы, прежде всего, обговаривается, а потом уже фиксируется на бумаге. Вот и мы все сначала это долго обсуждали.
Прежде всего, PR – это стратегия, очень детальная, очень подробная. Нам нужен был план наших действий, стратегия предстоящих событий, в полоть до самой пресс-презентации.
План
1.Список прессы
Контакты журналистов можно найти в интернете, просто набираете в поисковой системе названия нужных вам теле- или радиостанций и ищите на их сайтах телефоны редакций, информационных служб. Если времени на поиски совсем нет, существуют специализированные ежегодные справочники, с более подробной информацией о музыкальной прессе радио и ТВ, списком 8000 организаций и их контактами.
Поиск и сбор информации, занимает определенное количество времени и сил, но это действительно важно- в дальнейшем вы просто, облегчите себе работу.
Найдя нужные контакты, уже представляешь себе список — аккредитованную толпу журналистов, и где-то вдалеке слышишь похвалу со стороны начальства.
Но не стоит тешить себя надеждами - половина телефонов просто взяты ниоткуда и на них никогда не отвечают. А если все-таки кто-то возьмет трубку, то не расстраивайтесь, если вас будут переключать с линии на линию, и говорить отправьте пресс-релиз по факсу или электронной почте.
Целый день работать “диктофоном” не очень весело. Да и не надо! Фразы из серии – “Здравствуйте, а как мне связаться с вашей информационной службой”, или “Мы хотели бы пригласить вас на пресс – презентацию”, после пяти, шести раз произношения, начинают раздражать. Надо пробовать доносить информацию, каждый раз по-новому, как будто вы звоните первый раз, тогда эта работа доставит удовольствие от общения и вам, и заинтересует нужного человека.
.
2.Место проведения пресс-презентации.
Редкий случай, когда популярный клуб заинтересуется таким предложением, как «за бесплатно» предоставить свое помещение, для проведения пресс-презентации, а вот новый, только открывшийся - наоборот. Ему любая реклама хороша.
Для данной пресс-презентации, конечно нужен был какой-нибудь музыкальный клуб, в котором есть оборудованная сцена, на которой можно без проблем играть живой звук. Территориально клуб должен находиться в центре Москвы, чтобы всем удобно было добираться до него, чтобы он был вместительным, и все пришедшие чувствовали себя комфортно.
Говоря о клубе, надо понимать, что клубы, в которых постоянными клиентами является одна молодежь, слушающая такие направления в музыке как hip-hop. rap, r’n’b, и другие современные стили сразу отпадают. Клуб должен соответствовать атмосфере пресс-презентации, музыке фестиваля “МАМАКАБО”, ну и естественно нужно учитывать, что придут серьезные журналисты – взрослые люди, со своими принципами и моралями. Все простое – гениально это главное правило, которое надо придерживаться. Все люди любят слушать что-то хорошее, читать о прибыльном, видеть во всем выгоду. Вот и самая, что ни на есть подсказка, начните с хорошего.
Пример:
“Пресс-презентация будет посвящена музыкальному фестивалю “МАМАКАБО’, который проходит в разных городах России и СНГ с 2004 года. В этом году фестиваль будет проходить в Коктебеле, на берегу моря.
Пресс-презентацию будет освещать представители телевизионных, радио и печатных СМИ.
Будут и участники фестиваля, помимо того, что они ответят на все вопросы журналистов, музыканты выступят на сцене вашего клуба. Раз будет живой звук, значит, возможна и запись”.
После положительно направленной речи, можно упомянуть и о не очень приятном нюансе.
Заинтриговав собеседника, погрузив его в атмосферу будущей презентации, расскажите ему, что у вас не денег.
3.Список звезд -участников . Кого из звезд пресс-презентации приглашаем?
По какому принципу мы выбирали, кого из участников фестиваля можно пригласить на пресс-презентацию? Во-первых, нужно учесть, что помимо «живого» концертного выступления, артистам надо будет еще и отвечать на вопросы журналистов. Музыканты – люди творческие, а значит очень ранимые, и чаще всего отказываются отвечать на большинство вопросов. Конечно есть исключения, и многие исполнители относятся к публичности спокойно, в конце концов, это составляющее их популярности. Поэтому нужно очень деликатно подходить к вопросу приглашения.
4.Составление пресс-релиза
В чем суть пресс-релиза? Донести до СМИ конкретную информацию, заинтересовать читающего, заставить взгляд остановиться на этой странице. Пресс-релиз должен быть коротким, но в тоже время наполненным информацией, чтобы человек быстро пробежав глазами? Получил ответы на вопросы: Где? Когда? Что? Кто? По какому поводу? В пресс-релизе необходимо упомянуть о самом мероприятии, изложить краткое описание пресс-презентации. Обязательно нужно упомянуть о причине проведения пресс-презентации. Пример: Пресс-презентация посвящена музыкальному фестивалю “МАМАКАБО”, значит нужно дать справку об этом фестивале, написать его предысторию, историю участников фестиваля, ну и конечно, краткую идею. Обязательным является упоминание об информационных спонсорах в порядке приоритета.
5.Составление пресс-кита
Пресс-кит – это необходимый информационный материал: рекламные листы, CD, DVD, буклеты, сувенирная продукция. Информационный материал очень важен для организации пресс-презентации. Зрительная память, как известно, работает намного лучше. Многие люди не читают, а просто пролистывают страницы, рассматривая, фотографии, картинки, таким образом, подчеркивают для себя нужную информацию. Их не должно быть много – 3-5 объектов в папке. Прежде, чем составлять пресс-кит, нужно осуществить подбор оптимального информационного материала.
Очень хорошо, когда в информационной папке есть все вышеупомянутые составные — это сразу дает понять, что у организаторов серьезные намерения, и журналисты более полно ознакомятся с темой, которой посвящено мероприятие.
6.Организация звукового и видео сопровождения
Для чего нужно музыкальное и видео сопровождение, и что это такое? Видео — сопровождение – это наличие экрана, прожектора, для того чтобы на пресс-презентации показать документальный фильм, или клип, посвященный событию, из-за которого это все организовывалось. Музыкальное сопровождение – это наличие музыкальной аппаратуры: колонки, пульты, микрофоны, может быть даже музыкальных инструментов. Для пресс-презентации, посвященной какому-либо музыкальному событию, лучше все-таки, чтобы сцена была оборудована, профессиональна, выступление артистов – очень важная часть пресс-презентации.
С кем разговаривать об этих вопросах? Такой информацией должен владеть арт-директор клуба, промоутер, их PR-менеджер.
7.Организация фуршета
Фуршет можно организовать самим, или же силами клуба, т.е. кроме места проведения, они предоставляют нам и угощения для гостей. Хороший фуршет организовывать достаточно сложно, и дорого. Поэтому надо всегда готовиться к тому, что руководство клуба может отказаться от такого вида спонсорства, и фуршет надо будет организовывать на свои средства.
Есть помещение, есть уже готовый список прессы, выполнены все пункты плана, настал день пресс-конференции. Что главное?
Главное выглядеть приветливо, улыбаться, приветствовать всех пришедших, любезно предлагать пресс-скиды, дать понять человеку, что его присутсвие важно.
Когда пресс-презентация проходит, уходят все журналисты, очень хочется вздохнуть свободно, и вздохнуть можно, но говорить — “Наконец-то все!”, рано.
Всегда надо быть на шаг вперед. Если журналисты пришли это не значит, что они что-то напишут об этом мероприятии, совсем нет. И именно в этот момент надо вспомнить, еще можно очень важное правило, что PR – это одна из специализаций журналистики.
Кому-то покажется это обидным, и даже унизительным, писать о том, чем занимался, но из своего маленького опыта я знаю, что это очень интересно. Это уникальная возможность посмотреть на себя со стороны.
Написать заметку о пресс-презентации, которую сам организовывал – это только пол дела, позже надо будет смотреть, кто из присутствующих на пресс-презентации журналистов написал об этом. Это называется – “Обратная связь”.
Хочу сказать, что было очень трудно, очень. Раньше я ходила на пресс-презентации, пресс-конференции, в качестве гостьи и обращала внимание на что-то поверхностное, подробностями не интересовалась, а когда сама принимала участие в организации, смотрела вплоть до того какая минеральная вода стоит на столах, кто, в чем одет, и кто с кем разговаривает.
Порой, кажется, что ты – центр вселенной, и все зависит только от тебя, но в тот раз, к сожалению, от меня мало чего зависело, от меня много требовалось.
Этот опыт показал мне, что надо учиться, учиться говорить, учиться молчать, учиться задавать вопросы, рассказывать, учиться у других.
Фото Н.Ковалевская
